8.3 Подготовка к встречам (Prepare for meetings)
Prepare in advance to make meetings more effective.
Some considerations for successfully preparing a meeting:
- clarify and communicate the driver for, and intended outcome of the meeting
- decide who to invite
- create an agenda
- schedule the meeting enough in advance, so people have time to prepare
- choose an appropriate duration for the meeting
- be clear who will facilitate the meeting, who will take minutes and who will take care of any follow-up
Чтобы встречи проходили результативнее, готовьтесь к ним заранее.
Вот некоторые советы для успешной подготовки к встрече:
- Ясно опишите драйвер и ожидаемый результат встречи и доведите их до сведения участников
- Решите, кого пригласить
- Сформируйте повестку
- Запланируйте дату и время встречи заранее, чтобы участники успели подготовиться
- Определите подходящую продолжительность встречи
- Решите, кто будет фасилитатором встречи, кто будет вести протокол и кто позаботится о последующих шагах, связанных со встречей (follow-up)
Involve people in preparing and prioritizing an agenda and send it out in advance
For each agenda item agree on:
- the driver
- the intended outcome
- the process
- the time you want to spend on it
- what people need to do to prepare
Вовлекайте участников в подготовку и определение приоритетов повестки, разошлите повестку заранее
По каждому пункту повестки необходимо договориться о следующих аспектах:
- Драйвер
- Ожидаемый результат
- Процесс
- Время, которое вы хотите на это потратить
- Что участники должны сделать для подготовки
- consider what can be done in advance to prepare for the meeting
- notify people about any expectations and prerequisites
- make any resources available that people may need for preparation
- review the agenda and consider how you can contribute to each item
- bring up objections to an agenda, and if possible resolve them before the meeting
- review improvement suggestions from the last meeting’s evaluation and consider how you might act on them
• Подумайте, что можно сделать заранее для подготовки к собранию
• Сообщите людям об ожиданиях и необходимых на встрече предварительных материалах
• Обеспечьте ресурсы, которые могут понадобиться для подготовки
- Проанализируйте повестку и подумайте, какой вклад вы можете внести по каждому пункту
- Выдвигайте возражения по повестке и, если возможно, разрешайте их до начала встречи
- Рассмотрите предложения по улучшению, сделанные при оценке результатов предыдущей встречи, и подумайте, как вы можете их внедрить
Last modified 2yr ago