8.3 Подготовка к встречам (Prepare for meetings)

Источник: https://patterns.sociocracy30.org/prepare-for-meetings.html

Prepare in advance to make meetings more effective.

Some considerations for successfully preparing a meeting:

• clarify and communicate the driver for, and intended outcome of the meeting

• decide who to invite

• create an agenda

• schedule the meeting enough in advance, so people have time to prepare

• choose an appropriate duration for the meeting

• be clear who will facilitate the meeting, who will take minutes and who will take care of any follow-up

Чтобы встречи проходили результативнее, готовьтесь к ним заранее.

Вот некоторые советы для успешной подготовки к встрече:

• Ясно опишите драйвер и ожидаемый результат встречи и доведите их до сведения участников

• Решите, кого пригласить

• Сформируйте повестку

• Запланируйте дату и время встречи заранее, чтобы участники успели подготовиться

• Определите подходящую продолжительность встречи

• Решите, кто будет фасилитатором встречи, кто будет вести протокол и кто позаботится о последующих шагах, связанных со встречей (follow-up)

Preparing an Agenda

Involve people in preparing and prioritizing an agenda and send it out in advance

For each agenda item agree on:

• the driver

• the intended outcome

• the process

• the time you want to spend on it

• what people need to do to prepare

Подготовка повестки

Вовлекайте участников в подготовку и определение приоритетов повестки, разошлите повестку заранее

По каждому пункту повестки необходимо договориться о следующих аспектах:

• Драйвер

• Ожидаемый результат

• Процесс

• Время, которое вы хотите на это потратить

• Что участники должны сделать для подготовки

Support the Participants’ Preparation

• consider what can be done in advance to prepare for the meeting

• notify people about any expectations and prerequisites

• make any resources available that people may need for preparation

As a participant

• consider the pattern Artful Participation

• review the agenda and consider how you can contribute to each item

• bring up objections to an agenda, and if possible resolve them before the meeting

• review improvement suggestions from the last meeting’s evaluation and consider how you might act on them

Поддержка подготовки участников

• Подумайте, что можно сделать заранее для подготовки к собранию • Сообщите людям об ожиданиях и необходимых на встрече предварительных материалах • Обеспечьте ресурсы, которые могут понадобиться для подготовки

В качестве участника

• Обратите внимание на паттерн «Искусное участие» (Artful Participation)

• Проанализируйте повестку и подумайте, какой вклад вы можете внести по каждому пункту

• Выдвигайте возражения по повестке и, если возможно, разрешайте их до начала встречи

• Рассмотрите предложения по улучшению, сделанные при оценке результатов предыдущей встречи, и подумайте, как вы можете их внедрить