8.3 Подготовка к встречам (Prepare for meetings)

Источник: https://patterns.sociocracy30.org/prepare-for-meetings.html

Prepare in advance to make meetings more effective.

Some considerations for successfully preparing a meeting:

  • clarify and communicate the driver for, and intended outcome of the meeting

  • decide who to invite

  • create an agenda

  • schedule the meeting enough in advance, so people have time to prepare

  • choose an appropriate duration for the meeting

  • be clear who will facilitate the meeting, who will take minutes and who will take care of any follow-up

Чтобы встречи проходили результативнее, готовьтесь к ним заранее.

Вот некоторые советы для успешной подготовки к встрече:

  • Ясно опишите драйвер и ожидаемый результат встречи и доведите их до сведения участников

  • Решите, кого пригласить

  • Сформируйте повестку

  • Запланируйте дату и время встречи заранее, чтобы участники успели подготовиться

  • Определите подходящую продолжительность встречи

  • Решите, кто будет фасилитатором встречи, кто будет вести протокол и кто позаботится о последующих шагах, связанных со встречей (follow-up)

Preparing an Agenda

Involve people in preparing and prioritizing an agenda and send it out in advance

For each agenda item agree on:

  • the driver

  • the intended outcome

  • the process

  • the time you want to spend on it

  • what people need to do to prepare

Подготовка повестки

Вовлекайте участников в подготовку и определение приоритетов повестки, разошлите повестку заранее

По каждому пункту повестки необходимо договориться о следующих аспектах:

  • Драйвер

  • Ожидаемый результат

  • Процесс

  • Время, которое вы хотите на это потратить

  • Что участники должны сделать для подготовки

Support the Participants’ Preparation

  • consider what can be done in advance to prepare for the meeting

  • notify people about any expectations and prerequisites

  • make any resources available that people may need for preparation

As a participant

  • consider the pattern Artful Participation

  • review the agenda and consider how you can contribute to each item

  • bring up objections to an agenda, and if possible resolve them before the meeting

  • review improvement suggestions from the last meeting’s evaluation and consider how you might act on them

Поддержка подготовки участников

• Подумайте, что можно сделать заранее для подготовки к собранию • Сообщите людям об ожиданиях и необходимых на встрече предварительных материалах • Обеспечьте ресурсы, которые могут понадобиться для подготовки

В качестве участника

  • Обратите внимание на паттерн «Искусное участие» (Artful Participation)

  • Проанализируйте повестку и подумайте, какой вклад вы можете внести по каждому пункту

  • Выдвигайте возражения по повестке и, если возможно, разрешайте их до начала встречи

  • Рассмотрите предложения по улучшению, сделанные при оценке результатов предыдущей встречи, и подумайте, как вы можете их внедрить

Last updated