3.6 Договор для успешного сотрудничества (Contract for successful collaboration)

В этом паттерне описано понятие контракта, который заключается при сотрудничестве: как прописать критерии успешного исполнения контракта, на что обратить внимание при создании контракта и т.д.

Дата обновления страницы: 15.04.2021

Первоисточник: https://patterns.sociocracy30.org/contract-for-successful-collaboration.html

Support successful collaboration from the start and build trust between parties by co-creating mutually beneficial and legally robust contracts.

A contract is a body of promises that two or more parties agree to make legally binding, i.e if those promises are violated, the injured party gains access to legal (or alternative) remedies.

Developing shared understanding about needs and expectations is essential for successful collaboration.

While negotiating and agreeing on a contract, model the culture of collaboration you want to achieve, and build a positive relationship with the other parties involved.

This pattern refers to contracts relating related to collaboration around any business transaction between an organization and other parties (e.g. employees, consultants, service providers, shareholders or customers). It is especially relevant for contracts that have a significant influence on the future of an organization or one of its partners, such as:

• employment contracts and contracts with external contractors or consultants in support roles (including any agreement that results in a change of remuneration or working hours)

• contracts governing collaboration with customers, vendors or service providers

• shareholder agreements

Note: Many agreements about collaboration within an organization do not require dedicated contracts, as they are already governed by or subject to existing contracts.

Необходимо с самого начала обеспечить поддержку успешного сотрудничества и выстраивать доверительные отношения между сторонами путем совместной выработки взаимовыгодных и юридически надежных контрактов.

Контракт — это совокупность обещаний, которые две или больше сторон согласны сделать юридически обязывающими, т.е. если эти обещания нарушаются, потерпевшая сторона получает доступ к средствам правовой (или иной) защиты.

Существенное значение для успешного сотрудничества имеет выработка коллективного понимания потребностей и ожидаемых результатов.

В ходе переговоров и согласования контракта выработайте модель культуры сотрудничества, которой вы желаете достигнуть, и постройте позитивные взаимоотношения с другими сторонами, участвующими в контракте.

Этот паттерн применим к контрактам, относящимся к сотрудничеству по какой-либо сделке между организацией и другими сторонами (например, работниками, консультантами, поставщиками услуг, акционерами или покупателями). В особенности по вопросам, касающимся значительных ценностей и/или обязательств, таких как:

• Трудовые договоры и договоры с внешними подрядчиками или консультантами, выступающими в поддерживающих ролях (включая любое соглашение, предусматривающее изменение зарплаты или графика рабочего времени)

• Договоры, регулирующие сотрудничество с заказчиками, продавцами или поставщиками услуг

• Договоры с акционерами

Примечание: Многие соглашения о сотрудничестве внутри организации не требуют специальных контрактов, поскольку они уже регулируются существующими контрактами или зависят от них.

Success criteria for contract negotiation

When negotiating a contract, ensure:

• shared understanding of the reason for the collaboration, as well as the intended outcome and important constraints

• all parties understand what is expected of them

• all parties affected by a contract are involved in creating the contract and enter it voluntarily

• expectations are realistic

• the agreement is beneficial to all parties

• everyone intends to keep to the agreement made

If for any reason one or more of these criteria cannot be fulfilled, it is probably wise to not proceed.

Критерии успешного партнерства между сторонами контракта

В ходе переговоров о заключении контракта необходимо обеспечить:

• Понимание всеми участниками причины сотрудничества, а также ожидаемого результата и важных ограничений

• Понимание всеми участниками того, что от них ожидается

• Участие в разработке контракта и добровольное присоединение к нему всех сторон, на которые он повлияет

• Реалистичность ожиданий

• Выгодность соглашения для всех участвующих сторон

• Намерение каждого из участников соглашения

Если по какой-либо причине один или больше этих критериев не могут быть выполнены, то, вероятно, разумнее будет не приступать к переговорам.

Co-creating the contract

The way a contract is negotiated can significantly contribute toward building trust between parties. Approach contracting from the point of view of making an agreement between partners, not adversaries: co-create the contract, tailor it to its specific context, and ensure it is legally robust.

• the contract should include all expectations of the parties involved, each explained with adequate detail

• use clear and simple language that all parties can understand, and be unambiguous about legal consequences

• if you need to use specific technical or legal terms a party might be unfamiliar with, explain them in a glossary that is part of the contract

• consult a lawyer who supports the culture you aspire to and is competent in the field if business you are negotiating

Совместное создание контракта

То, каким образом происходят переговоры по контракту, может значительно способствовать созданию доверия между сторонами. Рассматривайте заключение контракта как соглашение между партнерами, а не противниками: необходимо обеспечить совместную выработку условий контракта, приведение контракта в соответствие с его специфическим контекстом, а также его юридическую надежность.

• Следует учитывать все ожидания участников и раскрыть каждое из них в необходимой полноте

• Используйте ясный и простой язык, который будет понятен всем участникам, четко пропишите правовые последствия

• При необходимости использования специальных технических или юридических терминов, которые могут быть не знакомы кому-либо из участников, приведите их объяснение в глоссарии, являющемся неотъемлемой частью контракта

• Используйте помощь юриста, который поддерживает культуру, к которой вы стремитесь, и обладает компетенцией в деловых вопросах, по которым вы ведете переговоры

When Co-Creating a Contract:

• ensure all parties have a delegation that includes representation for all affected domains (e.g. not only sales, but also development / production / support, etc)

• explicitly describe the culture you want to develop, with consideration for common ground and any cultural differences between parties

• state the reasons for the proposed collaboration, and transparent about expectations and needs of all parties

• disclose all relevant information (if necessary under an NDA)

• agree first on terms of the relationship and expectations to all parties, and then consider how you can make them legally robust

• compile a list of specific laws and regulation the contract needs to comply to

• negotiate in several iterations, allowing time to consider implications and propose amendments

• keep minutes of each meeting to reduce the potential for misconceptions

На что обратить внимание при совместном создании контракта:

• Убедитесь, что всем сторонам делегированы полномочия, позволяющие представить интересы всех затронутых доменов (например, не только продажи, но также развитие / производство / поддержка и т.д.)

• Четко опишите культуру, которую вы желаете выработать, с учетом имеющихся у сторон общих позиций и культурных различий

• Изложите причины предлагаемого сотрудничества, обеспечьте прозрачность в том, что касается ожиданий и потребностей всех сторон

• Обеспечьте всю необходимую информацию (если требуется, при условии соглашения о конфиденциальности)

• В первую очередь согласуйте со всеми сторонами условия взаимоотношений и ожиданий, затем подумайте, как обеспечить их юридическую надежность

• Составьте перечень конкретных законов и правил, соответствие которым контракт должен обеспечить

• Проводите переговоры в несколько этапов, предоставляя время для того, чтобы изучить возможные последствия и предложить поправки

• Следует вести протокол каждой встречи, чтобы уменьшить потенциал для недопонимания

Support The Full Lifecycle Of The Collaboration:

Any contract can be changed at any time, provided all signatories agree. However, it greatly reduces the potential for conflict later if you consider the full lifecycle of the collaboration in the contract:

• make provisions for successfully getting started by defining onboarding procedures

• have a probationary period, where all parties can try out the collaboration, and a clear protocol for how each party can terminate the contract during the probationary period

• define and build into the contract regular review meetings where signatories come together to share learning and decide how the contract might be amended to adapt to changing context

• include procedures for breach of contract

• consider making available alternative means for dispute resolution, e.g. mediation, conciliation or arbitration

• consider limiting the contract to a fixed term after which the contract expires and can be renewed if required

Поддержка сотрудничества на всем протяжении его жизненного цикла:

В любой контракт могут быть в любое время внесены изменения, при условии согласия всех подписавших его сторон. Однако потенциал для возникновения последующих конфликтов значительно снижается, если рассматривать весь жизненный цикл сотрудничества в рамках контракта:

• Определите процедуры адаптации (on-boarding), чтобы создать условия для успешного запуска

• Следует предусмотреть испытательный срок — когда все стороны могут опробовать возможность сотрудничества — и четкий регламент, как завершить контракт в этот период

• Определите и встройте в контракт процедуру регулярных встреч по пересмотру контракта, на которых подписавшие стороны могут обмениваться полученным опытом и решать, какие поправки можно внести в контракт, чтобы привести его в соответствие с меняющимся контекстом

• Следует предусмотреть процедуры для случая нарушения условий контракта

• Рассмотрите возможность доступа к альтернативным средствам разрешения споров, таким как, например, посредничество (медиация), примирение или арбитраж

• Рассмотрите возможность ограничения контракта фиксированным сроком, после которого контракт прекращается и может быть возобновлен, если потребуется

Culture

Every contract influences the culture of the collaboration it governs, even when it appears to only describe what needs to be delivered:

• intentionally create the culture of collaboration you want to see by including expectations on how things should be done

• align the contract to the organizational culture (of all parties) and to legal requirements

• build contracts that enable and encourage accountability

If you find that standard contracts in your industry are misaligned with the culture you want to create, build your own repository of templates for contracts and clauses and consider sharing it with others, so that you can leverage past experience when creating new contracts.

Влияние контракта на культуру сотрудничества

Каждый контракт оказывает влияние на культуру сотрудничества, которое он регулирует, даже когда он, как кажется, только описывает то, что должно быть обеспечено:

• Сознательно творите желаемую культуру сотрудничества, проговаривая свои ожидания о том, как должна быть устроена работа

• Контракт не должен противоречить организационной культуре (всех участвующих сторон) и требованиям законодательства

• Контракт должен быть устроен так, чтобы обеспечивать и поощрять ответственность

Если вы приходите к выводу, что стандартные контракты в вашей отрасли не соответствуют культуре, к которой вы стремитесь, создайте собственную библиотеку шаблонов для контрактов и условий и подумайте о том, как поделиться этой информацией с другими людьми, чтобы при создании новых контрактов вы моги эффективно использовать прошлый опыт.

Источник: Телеграм-канал Социократия 3.0 для практиков

Друзья, продолжаем знакомство с паттернами Социократии 3.0! Сегодня поговорим о том, как сознательно создавать культуру сотрудничества, обеспечивать и поощрять ответственность❓S3 отвечает на этот вопрос паттерном "Договор для успешного сотрудничества"

📌 В разделе “Помощники сотрудничества” паттерн 3.6 "Договор для успешного сотрудничества" фокусирует внимание на разработке совокупности взаимных обещаний в команде или между несколькими сторонами (например, акционерами, подрядчиками, заказчиками и т.п.), чтобы обеспечить поддержку успешного сотрудничества и выстраивать доверительные отношения между сторонами.

Просто договоритесь и закрепите письменно: 🔷 как должна быть устроена работа (как вам нравится работать вместе, получать большее удовольствие от совместной работы и достигать ожидаемых результатов); 🔷 что конкретно усилит доверие и ответственность. Эти взаимные обещания могут очень позитивно повлиять на процессы и результаты в командах и организации.

💼 Существенное значение для успешного сотрудничества имеет выработка коллективного понимания потребностей и ожидаемых результатов.

💼 В ходе переговоров и согласования договора выработайте модель культуры сотрудничества и выстраивайте позитивные взаимоотношения с другими сторонами, участвующими в процессе.

Вот некоторые важные моменты: ❗️Понимание всеми участниками причины сотрудничества, а также ожидаемого результата и важных ограничений ❗️Понимание всеми участниками того, что от них ожидается и учесть реалистичность этих ожиданий ❗️Выгодность соглашения для всех участвующих сторон ❗️Ясный и простой язык, который будет понятен всем участникам, четко прописанные последствия ❗️Когда и как будет пересматриваться это соглашение. ❗️Что будет, если его нарушат (Следует предусмотреть процедуры для случая нарушения условий договора и возможность доступа к альтернативным средствам разрешения споров)

Подробнее о паттерне в практическом руководстве 👉 http://bit.ly/3t2gM3K

❓А в вашей команде сотрудничество можно назвать успешным? Есть ли у Вас соглашения или какой-то договор❓

🧑‍💼Иван Молчанов